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关于如何制作一份好的投标文件的几点体会
来源:市场合约部 刘国明 发布时间:2020-12-11
 
  投标是企业获取施工项目的一钟竞争性方式,是市场经济下企业生存的必备技能,随着建筑业市场经济的不断发展,招投标相关法律规定也在与时俱进,招投标市场规则也在逐步完善,规则也越来越被企业重视,尤其是2020年新冠肺炎爆发后,各大平台纷纷推出自家的线上招标采购平台。
  企业要想被市场认可,在市场经济的大潮中占有一席之地就要适应市场规则,就要对招投标体系有深刻的认识,构建企业内部投标管理体系,通过合理经济的投标文件获取项目合同,作为施工企业更要在这方面下大功夫。作为市场部门的一员,分享投标过程中的几个关键点。
  一、招标文件中的关键内容
  1、时间地点。所有的招标文件、资格预审文件、招标公告中都会明确给出整个招投标活动中的里程碑节点的时间与地点,作为投标人,一定要认真阅读相关文件,脑海中建立起一整条时间进度线,什么时间节点之前该做什么工作,如果不能熟记于心就要随手标注或做好笔记,因为招标人给出的时间一般都是最晚截止时间,可能投标的路上堵车会耽误5分钟,但是招标人有权拒收投标文件。招标文件中关于地点的描述一定要特别敏感,有的招标文件中领取标书的地址、项目地址、投标文件递交地址、答疑地址可能相距千里,类似辽宁锦州的项目在北京开标屡见不鲜,同时我们还要通过地点的远近判断标书制作的时间等。
  2、现场踏勘。招标人可能会组织集中现场踏勘也有可能安排自行踏勘,现场踏勘是作为投标人真实了解现场及周边情况的直接有效途径,只有了解了现场条件才能编制符合现场要求的施工组织设计和合理经济的商务报价,甚至好多现场条件会影响到传统施工顺序与工艺设备的选择。
  3、合同文本。标准招标文件中都会给出招标人计划选用的合同文本,很多时候投标人由于时间、人员等方面的因素忽视此部分内容,从而放弃了标前合同评审,给投标带来了重大的风险隐患,招标结束后招标人有权拒绝中标单位关于修改合同条款的要求,因为从法律的角度看,投标文件已经响应了招标人提出的合同条款。
  4、类似业绩。类似项目业绩是投标人能力的证明,是影响中标的一个重要因素,综合评估法作为评标方法时,类似项目业绩的分值不可小觑,虽然此项分值颇高,但是作为投标人切忌不可采取不正当的手段得分,此隐患后果危害极大,轻则通报批评、中标作废,重则罚款扣分、禁止投标、停业整顿。
  5、投标保证金。不是每个招标项目都会要求提供投标保证金,但一旦招标文件中约定了投标保证金就要按照招标文件要求的投标保证金截止之日前递交投标保证金,特别注意的是投标保证金递交的截止时间可能早于投标文件递交的截止时间,甚至有的招标文件会要求投标保证金必须从基本户汇出,或者必须基本户以外的其他户汇出。同样,招标文件中也会说明退还保证金的时间、方式及是否返还相关利息。
  6、施组方案。施工组织设计是技术标的重要组成部分,是计划用于拟建项目指导施工的重要技术文件,不仅能体现企业的技术实力还能反应企业整体规划、组织协调的能力,是投标参与者专业知识与经验智慧的结晶,必须由项目经理组织专业技术人员编写,切忌在网络上东拼西凑、切忌闭门造车。
  7、清单组成。清单招标是当前普遍被采用的招标方式,投标人一定要认真核对清单中给出的项目和工程量,清单特征描述是清单的重要组成部分,是区分项目的重要依据,也是投标报价的重要参考项目。填写清单时一定要检查核对注意细节,如单位、公式、计算规则等,有些项目不一定会采用常规的计算方法。清单中还有措施项目、其他措施项目、规费和税金,填写清单时切记认真仔细,尤其是营业税改增值税后,建筑市场价税分离,一定注意税前造价与税金的分拆与组合。
  8、废标条件。每一套招标文件都会列举废标条件,有的甚至超过几十条废标条件,好多废标条件不在招标文件的同一个位置,甚至有的废标条件设置的比较隐晦,不在投标文件中,如招标文件规定开标时项目经理应携带相关证件原件,否则废标。投标之前一定要认真核对招标文件的每一项内容。
  9、装订封标。每一套招标文件都有装订密封要求,且各招标人对于密封样式喜好不一,甚至有的招标文件专用部分对封标样式不做要求但采购平台的通用部分又有约定,通用部分又不单独在招标文件内等情况屡见不鲜,有的招标文件中会明确规定投标文件应采用胶装不可采用活页装订,还有的招标人采用暗标评标方式。作为投标人一定要认真阅读整套招标文件,必要时向招标人提出疑问,一定要按照招标人的要求装订封标。
  10、开标唱标。开标一般分为统一开标和自行开标,对于统一开标唱标的项目可能会现场答疑或者现场调价,所以要认真阅读招标文件中关于开标的相关规定,必要时可以就开标流程咨询相关联系人,并有针对性的安排相关人员参加。
  二、投标管理的重要措施
  1、集中组织,做好标前会议。没有一份投标文件是由一个人完成的,它是所有参与者共同努力的成果。开始制作投标文件前标前会议是很重要的,在这个会议中要明确任务分工、投标疑问、进度安排、组织协调等相关内容,每个参与者可以就自己相关的疑惑或想法畅所欲言,一个人注意不到的细节别人可能会注意到,总有细节在这个时候被揪出。标书制作期间可以依据实际条件集中办公,最好是成立专门的投标小组或者投标办公室,需要人员借调时也要尽量集中办公,集中办公有利于发现问题时得到及时解决和信息的及时传递与落实,能够大幅度提高标书的制作质量,提高企业的形象。切忌各自为营、闭门造车。
  2、学会分析,投标要有策略。投标本来就是一种以中标为目的竞争性行为,成王败寇在此一举,所以我们要学会分析:一是分析对手,很多对手会在不同的投标活动中碰到,这就给了我们熟悉对手、了解对手的机会,谁的设计水平高、谁的报价比较合理、谁有什么样的专利优势等都是我们要掌握了解的,知己知彼才能百战不殆。二是要分析投标工作内容,进而采用策略性的投标战略,像在主要盈利点或者预判后期可能工作量增加的项目采用高报价,在非盈利点或预判后期工作量可能减少的项目采用低报价等。
  3、人才优先,加强队伍建设。人才是企业发展的第一资源,也是最重要的资源,企业能否更好的发展主要取决于对人才的利用和人才队伍的建设。随着国内建筑市场投标规则的不断完善,投标市场竞争层次和水平也不断提升,为了保障企业的长期发展,加强投标专业技术人才队伍建设,尤其是专业设计方面的顶尖人才的储备与培养,大力开发专业技术人才资源是企业长期的一项重点工作,是企业可持续发展的坚实基础。
  4、投标评审,完善标书内容。建立健全有效的标前内部评审制度,每一份投标文件在封标前必须组织相关领导、技术人员与其他参与者按照招标文件的要求对投标文件的每一项内容进行投标前评审,确保不遗漏任何一个细节,评审成员结合公司既定的投标策略给出评审意见,投标文件修改后方可报出。
  三、结论
  企业要与市场接轨,满足市场的需要,提高适应市场行业参与市场竞争的能力,就要实现企业对市场的承诺,既能体现企业的诚信,提升品牌和形象,又能使企业更牢固的立足市场,实现可持续发展。由此可见,优秀的标书与完善的企业投标管理是市场经济条件下企业管理的一项核心内容,在现代化企业管理中发挥着极为重要的作用,只有认识到这一点,才能促进企业更好的发展。
 
 
 
   
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